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Privacy Guides 以美式英語書寫，如有疑問，請參閱美國心理學會格式手冊 。
一般而言， 美國聯邦政府的平易近人語言指南 提供了如何寫得清晰簡潔的良好概述。 以下我們將重點介紹該指南中的一些重要注意事項。
為我們的觀眾寫作
Privacy Guides 預設的 讀者群 為一般使用科技的成年人。 不要把內容說得好像是在對國中生講課一樣，但也不要過度使用複雜的專業術語，因為一般電腦使用者對這些概念並不熟悉。
只探討人們想知道的內容
人們不需要與自身無關的複雜文章。 在撰寫文章時，想清楚您希望人們達成什麼目的，並且只包含這些細節。
告訴讀者這些內容對他們的重要性。 「如果想獲得研究補助，這就必須要做。」 或者， 「如果想開採聯邦煤炭，應該要知道。」 或者， 「如果您計劃去盧安達旅行，請先閱讀這篇文章。」
直接對讀者說話
我們為各種各樣的人寫作，更是寫給真正閱讀的人。 使用「您」來直接稱呼讀者。
在所有寫作技巧中，直接使用「您」最能拉近讀者與資訊的距離，讓資訊與他們息息相關。
當您直接使用「您」稱呼讀者，他們更容易理解自己的責任所在。
避免“用戶”
避免將人們稱為「用戶」 ，盡量以「人們」稱呼 ，或更貼切的受眾群體描述為之寫作的對象。
整理內容
組織是關鍵。 內容應該從最重要的資訊流向較不重要，根據需要使用標題來邏輯分隔不同的想法。
- 將文件限制在五到六個段落左右。 很長的文件應該分成不同的頁面。
- 用 粗體 或 斜體來標記重要的想法。
以主題句開頭
如果一開始就告訴讀者他們會讀到什麼，他們不太可能再去閱讀整段文字。 雖然標題能起到一定做用，但僅依靠標題是不夠的。 提供細節之前，先讓讀者了解情況脈絡。
我們常按照思考過程來寫作，先是陳述前提再得出結論。 這可能是發展思想的自然方式，以主題句作為段落末尾。 將主題放在開頭，讓讀者知道文章將要講述的內容。 避免讓讀者了解重點以前，塞入過多資訊。
謹選擇用字
字字珠璣。 它們是書面和口頭溝通的最基本組成部分。 不要使用行話、技術名詞或縮寫，讓人們無法理解，使事情變得複雜。
我們應該盡可能避免使用縮寫，但科技界充滿了縮寫。 一般而言，在頁面上首次使用縮寫/首字母縮寫時，請拼出該縮寫/首字母縮寫，當該縮寫/首字母縮寫重複使用時，請將該縮寫/首字母縮寫加入縮寫詞彙檔中。
Kathy McGinty 提供了簡單而直接的句子：
值得注意且無法迴避的事實是，許多研究已經普遍確定這個事實，即額外的適當夜間工作，指工作日午夜和/或凌晨 2 點之前的，通常可以使青少年在夜間遠離主幹道 週末期間。
原創，更強烈簡單的用字:
更多的夜班工作會讓年輕人遠離街頭。
簡明扼要
沒必要的文字將會浪費大家的時間。 好的寫作就像生活對話。 省略讀者不需要知道的資訊。 身為主題專家，這可能很困難，因此找人從讀者的角度來檢視資訊是很重要的。
保持文字像在交談
動詞是寫作的燃料。 它們賦予句子力量與方向。 它們使寫作更加生動有趣。
動詞可告訴觀眾要做什麼。 確保誰來做什麼很清楚。
採主動語調
主動語調讓主詞與行動更為明確。 它可減少責任不清的情況 不用被動式，請用主動語氣。
使用「必須」表示要求
- 「必須」表示義務
- 「不必」表示嚴禁
- 「也許」表示禮貌請求的行動
- 「應該」用於建議